Governance & Compliance
Modello 231: da documento formale a sistema operativo
Perché adottare un Modello 231 non basta e come renderlo un sistema applicato: risk assessment per processo, protocolli eseguibili, flussi verso l’OdV e verifiche.
Consulenza privacy e servizio DPO integrati nei processi.
Il team di Cortimiglia Advisory affianca imprese e organizzazioni nella compliance GDPR, nella governance dei dati personali e nell’incarico di DPO esterno, traducendo requisiti e rischi in responsabilità, procedure e controlli applicabili.
Riferimenti principali
- Regolamento (UE) 2016/679
- GDPR
- DPO / RPD
- DPIA e risk assessment
01 Quando intervenire
Quando è utile intervenire
Il punto di partenza è spesso una distanza tra il sistema privacy documentato e il modo in cui i dati personali vengono realmente trattati.
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Il sistema privacy non riflette più i trattamenti
Nuovi processi, tecnologie, fornitori o flussi di dati rendono registri, informative e procedure non più aderenti alla realtà operativa.
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Ruoli, documenti ed evidenze sono frammentati
Responsabilità, nomine, informative, registri ed evidenze sono gestiti separatamente e non restituiscono un quadro unitario e verificabile.
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Un trattamento richiede una valutazione più approfondita
Nuove tecnologie, trattamenti su larga scala o dati particolari possono richiedere una DPIA e misure proporzionate ai rischi per le persone.
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Serve un DPO esterno con continuità e indipendenza
L’organizzazione necessita di un presidio specialistico, accessibile e privo di conflitti di interesse, coinvolto tempestivamente nelle questioni privacy.
02 Attività
Che cosa comprende
Le attività possono essere svolte singolarmente o come parti di un unico progetto, in base al punto di partenza.
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Servizio DPO esterno
Assunzione dell’incarico di Responsabile della Protezione dei Dati con un referente identificato e il supporto del team: consulenza, sorveglianza, pareri sulle DPIA, formazione, audit e rapporti con il Garante.
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Privacy assessment e gap analysis GDPR
Analisi di trattamenti, ruoli, documenti, misure organizzative e presidi esistenti, con priorità di intervento definite in base al rischio e al contesto.
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Mappatura dei trattamenti e registri
Ricostruzione dei flussi di dati e predisposizione o aggiornamento dei registri dei trattamenti: finalità, basi giuridiche, categorie, destinatari, conservazione e misure di sicurezza.
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DPIA e valutazione dei rischi privacy
Valutazione dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati, analisi di necessità e proporzionalità, misure di mitigazione e monitoraggio delle condizioni di rischio.
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Procedure, informative e ruoli privacy
Informative, autorizzazioni interne, accordi con i responsabili del trattamento e procedure per diritti degli interessati, conservazione dei dati e gestione delle richieste.
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Data breach e gestione degli incidenti
Processi per rilevare, valutare, documentare ed escalare le violazioni dei dati personali, incluse notifica al Garante e comunicazione agli interessati quando applicabili.
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Fornitori e responsabili del trattamento
Due diligence, accordi ai sensi dell’articolo 28 GDPR, istruzioni documentate e verifiche periodiche sui soggetti che trattano dati per conto dell’organizzazione.
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Formazione e audit privacy
Formazione commisurata ai ruoli, verifiche sull’applicazione delle procedure e piani di miglioramento con rilievi, responsabilità, scadenze e follow-up.
03 Ruolo del DPO
Un DPO efficace è indipendente, coinvolto e vicino ai processi
Il GDPR consente di affidare il ruolo di DPO a un soggetto esterno mediante un contratto di servizi. Anche in questa configurazione devono essere garantiti coinvolgimento tempestivo, autonomia, risorse adeguate, accesso al vertice e assenza di conflitti di interesse.
Il DPO informa e consiglia, sorveglia la conformità, promuove formazione e audit, fornisce pareri sulle valutazioni d’impatto e coopera con l’autorità di controllo. La responsabilità delle decisioni e della conformità resta in capo al titolare o al responsabile del trattamento.
Il servizio è organizzato con un referente DPO chiaramente identificato e il supporto del team, così da assicurare continuità, competenze complementari e una presenza concreta nei processi, nel rispetto dell’indipendenza richiesta dal ruolo.
04 Risultati e domande
Che cosa ottenete
- Una mappa aggiornata di trattamenti, responsabilità e rischi privacy, leggibile dal management e dalle funzioni coinvolte.
- Registri, informative, procedure ed evidenze coerenti con i processi reali e più semplici da mantenere.
- Flussi chiari per gestire richieste degli interessati, fornitori, incidenti e cambiamenti organizzativi.
- Un presidio continuativo attraverso audit, monitoraggio, reporting e, quando previsto, servizio DPO esterno.
Consulenza privacy e funzione DPO hanno perimetri distinti. Il DPO svolge compiti di informazione, consulenza e sorveglianza in autonomia; non sostituisce le decisioni né la responsabilità del titolare o del responsabile del trattamento. Indipendenza e possibili conflitti di interesse vengono valutati prima dell’incarico.
Domande frequenti
Quando è obbligatoria la nomina del DPO?
Il GDPR richiede il DPO per autorità e organismi pubblici e, nel settore privato, quando le attività principali comportano monitoraggio regolare e sistematico su larga scala oppure trattamento su larga scala di categorie particolari di dati o dati relativi a condanne e reati. La valutazione va documentata sul contesto concreto.
Il DPO può essere esterno?
Sì. Il ruolo può essere affidato mediante un contratto di servizi. Devono essere garantite competenza, indipendenza, accessibilità, risorse adeguate, coinvolgimento tempestivo e assenza di conflitti di interesse.
La consulenza privacy coincide con il servizio DPO?
No. La consulenza supporta l’organizzazione nella progettazione e nell’attuazione del sistema privacy; il DPO informa, consiglia e sorveglia in autonomia. I due perimetri devono essere definiti con chiarezza e senza conflitti di interesse.
Ogni quanto va verificato il sistema privacy?
Il monitoraggio deve essere continuativo e proporzionato al rischio. Registri, procedure e misure vanno riesaminati quando cambiano trattamenti, tecnologie, fornitori o assetti organizzativi e secondo un programma periodico di audit e verifica.
05 Collegamenti
Per approfondire
Contatti
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Descriveteci trattamenti, rischi e assetto esistente: il team valuterà il punto di partenza e il perimetro più adatto, dalla consulenza privacy all’incarico di DPO esterno.
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